La Pubblica Amministrazione deve acquisire le informazioni necessarie per i singoli procedimenti amministrativi attraverso dichiarazioni sostitutive di certificazioni oppure dichiarazioni sostitutive dell'atto di notorietà rilasciate dai cittadini (art. 40, comma 01 del D.P.R. 28.12.2000, n. 445). La dichiarazione sostitutiva di certificazione ha la stessa validità del certificato o dell‘atto che sostituisce. La dichiarazione sostitutiva deve essere accettata dal dipendente adetto. Un eventuale rifiuto costituisce violazione dei doveri d‘ ufficio.
La firma sulla dichiarazione sostitutiva di certificazione non deve essere autenticata e non è soggetta ad imposta di bollo. La dichiarazione sostitutiva può essere sottoscritta davanti al dipendente adetto oppure può essere presentata da un‘altra persona o inviata per posta o fax.
La dichiarazione sostitutiva può essere utilizzata da tutti i cittadini, da cittadini dell‘Unione Europea e da cittadini extracomunitari con regolare permesso di soggiorno. Le dichiarazioni sostitutive per minori o interdetti sono resi dai genitori o dal tutore.
I seguenti dati possono essere certificati con dichiarazione sostitutiva:
- data e luogo di nascita
- residenza
- cittadinanza
- godimento dei diritti civili e politici
- stato civile (stato libero, coniugato, vedovo, divorziato ecc.)
- stato di famiglio
- esistenza in vita
- nascita del figlio, morte del coniuge, del genitore ecc.
- tutti i dati contenuti nei registri di stato civile a conoscenza dell‘ interessato (ad esempio paternità, separazione dei beni ecc.)
- iscrizione in albi o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni (ad esempio camera di commercio)
- appartenenza ad ordini professionali
- titolo di studio ed esami sostenuti
- qualifica professionale, titoli di specializzazione, abilitazione, formazione, aggiornamento e qualificazione tecnica
- reddito, situazione economica ed assolvimento di obblighi contributivi
- possesso e numero di codice fiscale e partita IVA
- stato di disoccupazione, qualità di pensionato, qualità di studente
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche o giuridiche, di tutore, di curatore e simili
- iscrizione presso associazioni e formazioni sociali di qualsiasi tipo
- situazione relativa all‘ adempimento degli obblighi militari
- non avere riportato condanne penali e non essere destinatario di provvedimenti iscritti nel casellario giudiziario
- non essere a conoscenza di essere sottoposto a procedimenti penali
- vivere a carico
- non trovarsi in stato di liquidazione o di fallimento e non avere presentato domanda di concordato.
Non è invece possibile il ricorso all'autocertificazione per:
- certificati medici, sanitari e veterinari
- marchi e brevetti
- certificati di origine
- certificati di conformità CEE.
L‘autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l‘autocertificazione. L‘uso delle dichiarazioni sostitutive è ammessa nei rapporti con imprese e persone private se questi lo consentono.
